Setiap orang memiliki waktu 24 jam dalam sehari. Yang membedakan antara yang sukses dan yang gagal adalah cara mereka memanfaatkan waktu. Jadi hitunglah dan gunakanlah waktu kita dengan optimal. Gunakan manajemen waktu dengan mendahulukan yang utama. Sehingga kita dapat mewujudkan waktu, kinerja dan merasakan menjadi pribadi yang berkualitas.
Dalam menjalankan strategi manajemen waktu seperti ini, mungkin akan selalu ada hambatan. Terkadang kita melewatkan tenggat, atau tidak mendapatkan dukungan dari rekan kerja, namun ingatlah bahwa kita bertanggung jawab atas hasil kerja kita. Seiring berjalannya waktu, jika konsisten dengan rencana kerja kita dan strategi ini, pada akhirnya kita akan terbiasa dan mahir mengelola waktu kerja, sehingga tidak pernah lagi ada keluhan “terlalu banyak pekerjaan tapi terlalu sedikit waktu”.
Manajemen Prioritas Waktu
Berikut adalah tips praktis manajemen waktu yang bisa diterapkan agar di masa yang akan datang, kita bisa bekerja dengan lebih efektif dan produktif.
1. Catat aktivitas kita.
Buat jurnal yang mencatat setiap aktivitas kita dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Buat sedetil mungkin dan jujur. Jika Kita menghabiskan 10 menit untuk membaca email pribadi atau lebih dari 2 jam untuk ´ngobrol´ di telepon, maka tulislah. Buat jurnal aktivitas setiap hari paling tidak selama satu minggu. Ingatlah.. buat sejujur-jujurnya.
2. Analisa aktivitas kita.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memilah aktivitas yang memang menjadi tugas kita dan seharusnya tidak kita lakukan, aktivitas mana yang bisa didelegasikan, (HS = Harus Saya, THS = Tidak Harus Saya). Analisa prioritas untuk tiap aktivitas kita. Aktivitas yang memakan waktu lama, aktifitas yang tidak produktif dan lain sebagainya.
Menurut Dr. Stephen R. Covey dalam bukunya “7 Habits of Highly Effective People” (7 kebiasaan manusia yang efektif), kegiatan-kegiatan kita itu bisa dibagi menjadi 4 kuadran. Ada 2 hal yang mempengaruhi kuadran tersebut, yaitu kondisi “genting””dan “penting”.”Kuadran I itu genting dan penting (harus cepat ditangani). Kuadran II itu tidak genting tapi penting. Kuadran III genting dan tidak penting. Kuadran IV tidak genting dan tidak penting.
Kalau dibuat gambar kuadran lebih kurang seperti pada gambar dibawah ini.
Nah jika kita tidak dapat mengelola waktu dan menyelesaikan pekerjaan dengan benar, bisa-bisa semuanya akan berada pada Kuadran I.
3. Lihat kembali job description kita.
Apakah aktivitas kerja kita sehari-hari sesuai dengan job description yang tertera di kontrak kerja? Apabila ternyata pekerjaan kita selama ini telah melenceng jauh dari deskripsi kerja kita, maka segeralah diskusikan hal ini kepada atasan. Jangan lupa membawa jurnal kerja kita dan deskripsi kerja kita sebagai perbandingan. Memahami tugas dan tanggung jawab kita sebagai seorang profesional adalah dasar untuk mengelola waktu kita dengan efektif. Ingatlah.. semua hal bisa didiskusikan. Jadi bersikap terbukalah dengan atasan. Demikian juga sebaliknya.
4.Tuliskan target pencapaian kita untuk perhari, perminggu, perbulan atau bahkan pertahun.
Daftar target dalam bentuk tertulis membantu kita untuk menyusun rencana dan strategi yang harus kita jalankan untuk meraihnya. Selain itu, daftar ini akan jadi pemacu dan pengingat tentang target kita. Dengan kata lain, jabarkanlah KPI atau SMK kita menjadi target kerja yang lebih detil. Sehingga kita dapat menyusun rencana kerja dengan lebih tepat sasaran dan tepat waktu.
5. Mengurangi atau bahkan menghilangkan aktifitas yang tidak dalam top priority .
Dengan jurnal (catatan) yang dengan detil memuat jenis aktifitas, prioritas dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, singkirkan aktifitas yang tidak perlu dikerjakan di kantor. Dengan demikian kita mempunyai waktu lebih untuk mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan deskripsi kerja kita.
6. Buat daftar pekerjaan yang harus dikerjakan setiap hari.
Memang terlihat sederhana, namun daftar ini membantu kita untuk disiplin mengerjakan pekerjaan kita tiap hari. Tidak harus berupa list panjang seperti daftar belanja bulanan. Mungkin cukup dengan memanfaatkan fungsi kertas Post It. Tulislah pointer-pointer target kerja yang harus selesai hari itu. Tempelkanlah di pinggir layar monitor komputer, atau kalender atau tempat-tempat strategis yang selalu kita lihat setiap saat. Biasakan untuk melakukannya di pagi hari sebelum kita menyeduh kopi atau memesan sarapan ke OB, atau di sore hari sebelum kita membereskan meja kerja untuk daftar kerja esok hari.
Manajemen Waktu Efektif – Lentera Solusi
